Whistleblowing - vnitřní oznamovací systém

Zavedení vnitřního oznamovacího systému

Erudit advokátní kancelář, s.r.o., v souladu se Směrnicí (EU) 2019/1937 ze dne 23. 10. 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „Směrnice“), zavedla vnitřní oznamovací systém k přijímání a prošetřování oznámení protiprávního jednání. Rovněž byla určena příslušná osoba k provádění těchto úkonů (dále jen „příslušná osoba“).

Kdo může podat oznámení?

Oznámení může podat fyzická osoba, která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností dozvěděla o možném protiprávním jednání, které porušuje právní předpis spadající do některé z oblastí vymezených Směrnicí:

1. zadávání veřejných zakázek;
2. finanční služby, produkty a trhy a předcházení praní peněz a financování terorismu;
3. bezpečnost a soulad výrobků s předpisy;
4. bezpečnost dopravy;
5. ochrana životního prostředí;
6. radiační ochrana a jaderná bezpečnost;
7. bezpečnost potravin a krmiv, zdraví a dobré životní podmínky zvířat;
8. veřejné zdraví;
9. ochrana spotřebitele;
10. ochrana soukromí a osobních údajů a bezpečnost sítí a informačních systémů; 
11. ochrana finančních zájmů Unie podle čl. 325 Smlouvy o fungování EU a blíže upřesněná v příslušných opatřeních Unie;
12. porušení týkající se vnitřního trhu podle čl. 26 odst. 2 Smlouvy o fungování EU, včetně porušení unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory, jakož i porušení týkající se vnitřního trhu v souvislosti s jednáními, která porušují pravidla týkající se daně z příjmů právnických osob, nebo s mechanismy, jejichž účelem je získání daňové výhody, která maří předmět nebo účel příslušného práva v oblasti daně z příjmů právnických osob.

Komu podat oznámení?

Oznamovatel může oznámení podat prostřednictvím

• vnitřního oznamovacího systému, tj. příslušné osobě (postup je uveden níže);
• externím oznámením, tj. veřejnému orgánu, kterým je Ministerstvo spravedlnosti, a to prostřednictvím externího oznamovacího systému dostupném na webových stránkách ministerstva;
• zveřejněním, tj. zpřístupněním veřejnosti (za předpokladu vyčerpání/nemožnosti předchozích způsobů).

Je oznamovatel chráněn?

Oznamovatelům je zajištěna ochrana v maximální možné míře. Oznamovatelé nesmí být nikterak sankcionováni, pokud daným způsobem oznámí skutečnosti, že se někdo dopustil protiprávního jednání.

V prvé řadě je oznamovatelům umožněno podat oznámení skrze vnitřní oznamovací systém svým jménem nebo zcela anonymně. S oznámením se seznamuje pouze příslušná osoba, která má povinnost mlčenlivosti a je odpovědná za ochranu totožnosti oznamovatele. Proti oznamovateli rovněž nesmí být přijato žádné odvetné opatření (ukončení pracovního poměru, odvolání z místa, uložení kárného opatření, snížení mzdy, zrušení licence…).

Ochrany se však nemůže domáhat oznamovatel, který podal vědomě nepravdivé oznámení.

Jak podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému?

V souladu se Směrnicí mohou oznamovatelé podat oznámení v rámci vnitřního oznamovacího systému následovně:

a) Písemně – prostřednictvím formuláře

Přístup k formuláři pro podání oznámení: ZDE

Přístup k následné komunikaci: ZDE

Postup podání oznámení:

Prostřednictvím elektronické oznamovací platformy lze učinit oznámení písemně, včetně případného přiložení příloh nebo ústně nahráním hlasové zprávy. Vstup do elektronické oznamovací platformy naleznete zde.

Po stisknutí tlačítka “ROZUMÍM” se zobrazí rozhraní pro vepsání písemné zprávy. Zprávu je možné doplnit o přílohy stisknutím ikony kancelářské sponky.

Po odeslání oznámení je oznamovateli vygenerováno ID oznámení (tzv. kód oznámení), jehož prostřednictvím se může k podanému podnětu přihlásit na adrese zde.

Po zadání ID oznámení vidí oznamovatel historii oznámení, lhůtu a veškeré informace, které mu zasílá příslušná osoba, se kterou má možnost dále komunikovat až do ukončení posouzení oznámení, a to i v případě, že zvolí anonymní způsob komunikace.

~

unikátní kód organizace = kód identifikující povinnou osobu, lze podle něj přiřadit oznámení ke konkrétní povinné osobě

kód oznámení = kód vygenerovaný oznamovateli po podání oznámení, slouží oznamovateli pro přihlášení k jeho oznámení a následné komunikaci s příslušnou osobou

b) Písemně – prostřednictvím e-mailu

E-mail: whistleblowing@erudit.cz

E-mail pro podání anonymního oznámení: 409294474@whispero.eu

Postup podání oznámení:

Oznámení je možné poslat e-mailem na shora uvedené e-mailové adresy.

V případě zaslání oznámení na whistleblowing@erudit.cz příslušná osoba uvidí e-mailovou adresu oznamovatele. Při podání oznámení je zapotřebí, aby oznamovatel v e-mailu označil Erudit advokátní kancelář, s.r.o., jako povinnou osobu nebo uvedl unikátní kód organizace: 409294474. Příslušná osoba může následně s oznamovatelem komunikovat formou e-mailové korespondence, a to výlučně na adresu, ze které bylo oznámení podáno

V případě zaslání oznámení na 409294474@whispero.eu je podání anonymní a příslušná osoba nevidí e-mailovou adresu oznamovatele. Oznámení se automaticky propíše do systému k povinné osobě. Po zaslání oznámení přijde oznamovateli e-mail s odkazem a unikátním kódem pro následnou komunikaci (tzv. kód oznámení) s příslušnou osobou formou chatu. V případě, že si bude oznamovatel přát s příslušnou osobou dále komunikovat, je mu k dispozici chat, ke kterému se dostane prokliknutím na odkaz zde , kde se mu po zadání kódu oznámení zobrazí chatovací okno s příslušnou osobou.

~

unikátní kód organizace = kód identifikující povinnou osobu, lze podle něj přiřadit oznámení ke konkrétní povinné osobě

kód oznámení = kód vygenerovaný oznamovateli po podání oznámení, slouží oznamovateli pro přihlášení k jeho oznámení a následné komunikaci s příslušnou osobou

c) Telefonicky

Telefonní linka: +420 239 050 505

Unikátní kód organizace: 409294474

Přístup k následné komunikaci: ZDE

Postup podání oznámení:

Oznamovatel vytočí telefonní linku, kde se spustí hlasový automat, který jej vyzve k zadání unikátního kódu organizace. Poté bude vyzván k nahrání oznámení, tj. hlasové zprávy. Po nahrání oznámení potvrdí ukončení nahrávání stisknutím tlačítka „#“. Z technických důvodů je limit pro telefonické oznámení 15 minut.

Po ukončení telefonátu přijde oznamovateli sms s unikátním kódem pro následnou komunikaci (tzv. kód oznámení) s příslušnou osobou formou chatu.

V případě, že si bude oznamovatel přát s příslušnou osobou dále komunikovat, je mu k dispozici chat, ke kterému se dostane prokliknutím na odkaz zde , kde se mu po zadání kódu oznámení zobrazí chatovací okno s příslušnou osobou.

Telefonní linka je oznamovatelům dostupná 24 hodin denně 7 dní v týdnu.

~

unikátní kód organizace = kód identifikující povinnou osobu, lze podle něj přiřadit oznámení ke konkrétní povinné osobě

kód oznámení = kód vygenerovaný oznamovateli po podání oznámení, slouží oznamovateli pro přihlášení k jeho oznámení a následné komunikaci s příslušnou osobou

d) Písemně – poštou

Postup podání oznámení:

Písemné oznámení oznamovatel zašle na adresu našeho sídla, a to přímo k rukám příslušné osoby, tj. Mgr. Evy Matějkové.

V zájmu zachování důvěry žádáme oznamovatele, aby zásilku adresovali přímo příslušné osobě, a to tak, že adresát zásilky bude uveden následovně:

Při podání oznámení je zapotřebí, aby oznamovatel v dopise označil Erudit advokátní kancelář, s.r.o., jako povinnou osobu nebo uvedl unikátní kód organizace: 409294474.

e) Osobně

Postup podání oznámení:

Oznamovatel může oznámení rovněž podat příslušné osobě osobně, a to po předchozí domluvě s příslušnou osobou.

Ke stažení: