[1] Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje?
Při poskytování právních služeb zpracováváme Vaše osobní údaje, proto si Vás touto cestou dovolujeme informovat o podrobnostech jejich zpracování. Vašimi osobními údaji se pro účely těchto informací rozumí osobní údaje týkající se přímo Vás, ale i osobní údaje Vašich zaměstnanců nebo jiných osob v obdobném postavení, v případě, že jste právnickou osobou. Subjekt údajů není právnická osoba.
Správce údajů:
| Název: | Erudit advokátní kancelář, s.r.o. |
| IČO: | 067 06 240 |
| Sídlo: | Nové sady 996/25 602 00 Brno |
| Kontakt na pověřence: | Mgr. Hynek Růžička, LL.M. |
| Kontaktní e-mail: | poverenec@erudit.cz |
| (dále jen „my“) |
|
[2] Jaké jsou účely a právní základy pro zpracování Vašich osobních údajů?
Zpracování osobních údajů na základě smlouvy
Do této části patří zpracování, které souvisí s poskytováním našich služeb (uzavřením a plněním smlouvy). Jedná se zejména o zpracování Vašich údajů v rámci jednání předcházející uzavření smlouvy, při uzavřením i plnění smlouvy. Zpracováváme osobní údaje všech účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob.
Bez zpracování těchto údajů Vám nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout.
Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů
Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana Vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob. Pod tento základ spadá zpracování údajů za účelem obhajoby a vymáhání našich práv ze smluv s Vámi nebo jiných obdobných práv.
Zpracování osobních údajů na základě právních povinností
Právní předpisy nám v některých případech ukládají povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje. Jedná se zejména o zpracování za účelem:
- uchování a archivace údajů podle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.);
- plnění právních povinností v oblasti daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti;
- plnění povinností, které nám ukládá zákon č. 85/1996 Sb., zákon o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a stavovské předpisy vydávané Českou advokátní komorou;
- plnění povinností podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.
[3] Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k řádnému výkonu advokacie a poskytování našich služeb.
Kategorie zpracovávaných údajů:
- identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ);
- kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace);
- popisné a sociodemografické údaje (věk, pohlaví, rodinný stav, počet dětí, státní příslušnost, povolání, vzdělání, příjmy a výdaje apod.);
- údaje týkající se služeb a produktů (např. druh, počet a využívání sjednaných produktů);
- údaje týkající se naší komunikace včetně telefonické komunikace a využití webových stránek;
- transakční údaje (veškeré platby, výplaty plnění, včetně příslušných platebních informací).
[4] Odkud údaje získáváme?
Osobní údaje získáváme:
- přímo od Vás při uzavření a plnění smlouvy;
- z vlastní činnosti (zejm. informace získané z poskytování právních služeb);
- od jiných osob, např. od protistran, soudů či jiných státních orgánů;
- z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí).
[5] Komu můžeme údaje předat?
Podle zákona o advokacii jsme zavázáni přísnou povinností mlčenlivosti. Osobní údaje mohou být přesto zpracovávány dalšími osobami. Ke zpracování Vašich osobních údajů používáme internetovou spisovnu od provozovatele SingleCase a Evolio, které splňují všechny potřebné prostředky zabezpečení.
Dalším osobám můžeme předávat Vaše údaje při plnění našich právních povinností, na základě Vašich pokynů, z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů nebo oprávněných zájmů třetích osob.
Mezi další příjemce Vašich údajů můžou patřit poskytovatelé poštovních služeb, a to jak klasických, tak elektronických. V případě změny či převodu naší činnosti na jinou osobu, jsou součástí převodu i osobní údaje.
Mlčenlivost
Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení Vašich údajů.
[6] Kdy můžeme předat údaje do zahraničí?
Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (především poskytovatelům IT technologií nebo dalším příjemcům uvedeným výše). Mimo EU a Evropský hospodářský prostor nebudou Vaše údaje předávány.
[7] Jak s údaji pracujeme?
Zpracování provádíme manuálně i automaticky pomocí různých aplikací a softwaru, například v elektronických advokátních spisech.
[8] Jak dlouho máme údaje u sebe?
Doba uchování a archivace osobních údajů se může v různých případech lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. Doba zpracování je určena zákonnými archivačními lhůtami, objektivními promlčecími lhůtami stanovenými zákonem (občanský zákoník) nebo smlouvou. V případě některých dokumentů jsme povinni údaje uchovávat ve lhůtách stanovených podle obecně závazných právních předpisů (zejm. v oblasti účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle zvláštního zákona).
Naše činnost při uchovávaní dokumentů rovněž podléhá speciální regulaci, zejména:
- zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii;
- zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
- usnesení představenstva České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku ze dne 8. listopadu 1999, kterým se stanoví některé podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při poskytování právních služeb a o vedení evidence provedených konverzí.
Podle těchto předpisů jsme povinni uchovávat celý advokátní spis po dobu 5 let od ukončení poskytování právních služeb, příp. po dobu 10 let při poskytováním služeb spočívajících v advokátní úschově či při Vašem zastupování ve věcech týkajících se nemovitostí, a to od posledního jednání s klientem.
[9] Jaká jsou Vaše práva?
Ve vztahu ke zpracování osobních údajů můžete využít následující práva:
| Právo na informace | Na žádost Vám sdělíme, zda Vaše osobní údaje zpracováváme, jakož i informace o účelech, kategoriích údajů, příjemcích (kategoriích), době uchování (kritériích), Vašich právech, zdrojích údajů (pokud nepocházejí od Vás), automatizovaném individuálním rozhodování a předávání do třetí země nebo mezinárodní organizace (vhodných zárukách). |
| Právo na přístup | Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o Vás zpracovávány. |
| Právo na opravu | Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o Vás zpracovávány. |
| Právo na výmaz („být zapomenut“) | Máte právo na vymazání svých údajů, pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který můžeme použít. |
| Přenositelnost údajů | V případě automatizovaně zpracovávaných údajů, které jste nám poskytli a které jsou zpracovávány na základě uzavření nebo plnění smlouvy, máte právo tyto obdržet ve strojově čitelném formátu. |
| Právo vznést námitku | Platí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví. |
| Právo na odvolání souhlasu | V případě zpracování založeného na Vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat, a to dopisem adresovaným na sídlo správce nebo e-mailem na info@erudit.cz. |
| Právo na omezení | Máte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud: - popíráte přesnost údajů, a to do doby, než ověříme jejich přesnost,
- údaje nejsou potřeba pro účely zpracování, avšak požadujete jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
- jste vznesli námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými zájmy,
- zpracování údajů bylo protiprávní a požadujete namísto výmazu údajů jen omezení jejich zpracování.
|
| Právo obrátit se na orgán dozoru, soud | Můžete se obrátit na dozorový úřad, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) nebo soud. |
[10] Jak můžete svá práva uplatnit?
Svá práva můžete uplatnit kdykoliv písemnou žádostí, kterou zašlete na adresu našeho sídla nebo na info@erudit.cz. Naše advokátní kancelář si vyhrazuje právo přiměřeně ověřit totožnost subjektu údajů, který výše uvedená práva uplatní. Taktéž, rádi odpovíme na jakékoliv Vaše otázky.
Tento dokument je účinný od 25. 5. 2018 a může být pravidelně aktualizován.