Informace o zpracování osobních údajů pro naše smluvní partnery


Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje?

Jsme advokátní kancelář s názvem Erudit advokátní kancelář, s.r.o., a mezi naše hlavní priority patří poskytování prvotřídních právních služeb svým klientům. K tomu nám však pomáháte i vy, naši smluvní partneři, a proto si Vás touto cestou dovolujeme informovat o podrobnostech zpracování Vašich osobních údajů.

Správce údajů:Erudit advokátní kancelář, s.r.o.
IČO:06706240
Sídlo:Nové sady 996/25 602 00 Brno
Web:www.erudit.cz
Kontakt na pověřenceMgr. Hynek Růžička, LL.M.
Kontaktní e-mail:hynek.ruzicka@erudit.cz
(dále jen „my“)

Zpracování osobních údajů na základě smlouvy

Do této části patří zpracování, které souvisí s jednáním před uzavřením smlouvy s vámi či či plněním našich povinností z už uzavřené smlouvy.

Na základě toho zpracováváme vaše osobní údaje a v případě, že je to nutné i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob. Bez zpracování těchto údajů nemůžeme plnit si své smluvní povinnosti. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s vámi smlouvu vůbec uzavřít.

Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů

Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob (např. archivace smluv po dobu 10 let). Pod tento základ spadá zpracování údajů za účelem obhajoby a vymáhání našich práv ze smluv s Vámi nebo jiných obdobných práv.

Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme, a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.

Zpracování osobních údajů na základě právních povinností

Právní předpisy nám v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat. Jde zejména o zpracování za účelem:

  1. uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.)
  2. plnění dalších právních povinností (např. při zpracování údajů v daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti)

Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů

Na základě Vašeho souhlasu v současnosti nezpracováváme žádné osobní údaje


1. Jaké údaje zpracováváme?

Z výše uvedených důvodů zpracováváme zejména tyto údaje:

  • identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ);
  • kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace);
  • transakční údaje (veškeré platby, výplaty plnění, včetně příslušných platebních informací);

2. Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme:

  1. Přímo od Vás při uzavření a plnění smlouvy;
  2. Z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.),

3. Komu můžeme údaje předat?

Osobní údaje mohou být zpracovávány dalšími osobami. Mezi příjemce osobních údajů patří zejména státní orgány při plnění si našich daňových povinností a poskytovatelé IT služeb a služeb externího účetnictví.

Mezi další příjemce Vašich údajů můžou patřit provozovatelé poštovních služeb, ať už klasických, nebo elektronických.

V případě, kdy by se u nás něco měnilo a převáděli jsme naši obchodní nebo jinou činnost jako celek nebo i její část na jinou osobu, pak by součástí takového převodu byly i osobní údaje, které se této činnosti týkají. Stejně by to bylo i v případě, že bychom byli v souladu s právními předpisy nuceni takové změny udělat.

Mlčenlivost

Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení vašich údajů.

4. Kdy můžeme údaje předat do zahraničí?

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (především poskytovatelům IT technologií nebo dalším příjemcům uvedeným výše).

5. Jak s údaji pracujeme?

Zpracování provádíme manuálně i automaticky pomocí různých aplikací a softwaru, zejm. takových, které nám pomáhají při výkonu naší činností a bez kterých bychom to nezvládali.

6. Jak dlouho máme údaje u sebe?

Kromě toho, že Vaše osobní údaje zpracováváme během trvání našeho smluvního vztahu, kvůli plněním si našich právních povinností jsme zákonem nuceni uchovávat Vaše osobní údaje i po skončení naší spolupráce. Většinu Vašich osobních údajů ale uchováváme po dobu nejvýše 10 let (zákon o DPH). Pokud zákon stanoví kratší lhůtu archivace, dokumenty archivujeme za účelem ochrany a výkonu našich práv v případě soudního sporu po dobu objektivní promlčecí lhůty podle občanského zákoníku (10 let).

7. Jaká jsou Vaše práva?

Ve vztahu ke zpracování osobních údajů můžete využít následující práva:

Právo na informaceMáte právo obdržet informace před zpracováním i během zpracování na vaši žádost. Na žádost vám sdělíme, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a dále, pokud o to požádáte, informace o účelech, kategoriích údajů, příjemcích (kategoriích), době uchování (kritériích), vašich právech včetně možnosti se obrátit na dozorový úřad, zdrojích údajů (pokud nepocházejí od vás), automatizovaném individuálním rozhodování a předávání do třetí země nebo mezinárodní organizace (vhodných zárukách).
Právo na přístupKromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o vás zpracovávány.
Právo na opravuSprávce by měl zpracovávat přesné údaje, při zjištění nesprávnosti údajů máte právo na opravu.
Právo na výmaz („být zapomenut“)Máte právo na vymazání svých údajů, ale jen tehdy pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který správce může použít (včetně ochrany svých oprávněných zájmů a práv).
PortabilitaMáte právo obdržet zpracovávané údaje, které se zpracovávají na základě souhlasu nebo na základě uzavření nebo plnění smlouvy a které jste sami poskytli nebo které přímo vyplývají z vaší činnosti, ve strojově čitelném formátu. Platí jen pro automatizovaně zpracovávané údaje.
Právo vznést námitkuPlatí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví.
Právo na odvolání souhlasuV případě zpracování založeného na vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat, a to písemným dopisem s úředně ověřeným podpisem adresovaným na sídlo správce.
Právo na omezeníMáte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud


  • popíráte přesnost údajů, a to do doby, než správce přesnost ověří
  • údaje nejsou potřeba pro účely zpracování, avšak požadujete jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
  • jste vznesli námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad vašimi oprávněnými zájmy
  • zpracování údajů bylo protiprávní a požadujete namísto výmazu údajů jen omezení jejich zpracování.
Automatizované individuální rozhodováníV případě, kdy dochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, které pro vás má podstatné důsledky (např. by vedlo k neuzavření smlouvy, k zamítnutí výplaty plnění, změně podmínek sjednané služby apod.) máte právo nechat takové rozhodnutí přezkoumat, vyjádřit se k němu a případně ho napadnout.
Právo obrátit se na dohled, soudMůžete se obrátit na dohledový úřad (Úřad na ochranu osobních údajů – www.uoou.cz) nebo soud.

Jak můžete svá práva uplatnit?

Svá práva můžete uplatnit kdykoliv písemnou žádostí s Vaším úředně ověřeným podpisem, kterou pošlete na sídlo správce uvedené v hlavičce tohoto dokumentu.

Verze: 1/2018
Platnost: 1. 9. 2018