Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje?
Jsme Erudit advokátní kancelář, s.r.o., a mezi naše hlavní priority patří poskytování prvotřídních právních služeb svým klientům. K tomu nám pomáháte i Vy, naši dodavatelé. Při této činnosti mohou nastat situace, při kterých zpracováváme Vaše osobní údaje, proto si Vás touto cestou dovolujeme informovat o podrobnostech jejich zpracování. Vašimi osobními údaji se pro účely těchto informací rozumí osobní údaje týkající se přímo Vás, ale i osobní údaje Vašich zaměstnanců nebo jiných osob v obdobném postavení, v případě, že jste právnickou osobou. Subjekt údajů není právnická osoba.
| Správce údajů: | Erudit advokátní kancelář, s.r.o. |
| IČO: | 067 06 240 |
| Sídlo: | Nové sady 996/25 602 00 Brno |
| Web: | www.erudit.cz |
| Kontakt na pověřence | Mgr. Hynek Růžička, LL.M. |
| Kontaktní e-mail: | hynek.ruzicka@erudit.cz |
| (dále jen „my“) |
|
Chráníme veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládáme s nimi v souladu s účinnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy a osvědčenými standardy. Osobní údaje zpracováváme jako správce v rámci plnění úkolů, které vyplývají především ze zákona o advokacii.
1. Jaké jsou účely a právní základy pro zpracování Vašich osobních údajů?
Zpracování osobních údajů na základě smlouvy
Do této části patří zpracování, které souvisí s jednáním před uzavřením smlouvy s Vámi či plněním našich povinností z už uzavřené smlouvy.
Na základě tohoto právního základu zpracováváme Vaše osobní údaje a v případě, že je to nutné i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob. Bez zpracování těchto údajů nemůžeme plnit své smluvní povinnosti. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů Váš zvláštní souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s Vámi smlouvu vůbec uzavřít.
Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů
Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana Vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob (např. archivace smluv po dobu trvání promlčecí doby). Pod tento základ spadá zpracování údajů za účelem obhajoby a vymáhání našich práv ze smluv s Vámi nebo jiných obdobných práv.
Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme, a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.
Zpracování osobních údajů na základě právních povinností
Právní předpisy nám v některých případech ukládají povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje. Jde zejména o zpracování za účelem:
- uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.);
- plnění právních povinností v oblasti daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti;
- plnění povinností, které nám ukládá zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a stavovské předpisy vydávané Českou advokátní komorou;
- plnění povinností podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.
Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů
Na základě souhlasu v současnosti nezpracováváme žádné osobní údaje
2. Jaké údaje zpracováváme?
Z výše uvedených důvodů zpracováváme zejména tyto údaje:
- identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ);
- kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace);
- transakční údaje (veškeré platby, výplaty plnění, včetně příslušných platebních informací);
3. Odkud údaje získáváme?
Osobní údaje získáváme:
- přímo od Vás při uzavření a plnění smlouvy;
- z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.),
4. Komu můžeme údaje předat?
Podle zákona o advokacii jsme zavázány přísnou povinností mlčenlivosti.
Osobní údaje mohou být zpracovávány dalšími osobami. Mezi příjemce osobních údajů patří zejména státní orgány při plnění si našich daňových povinností a poskytovatelé IT služeb a služeb externího účetnictví.
Mezi další příjemce Vašich údajů můžou patřit provozovatelé poštovních služeb, ať už klasických, nebo elektronických.
V případě, kdy by se u nás něco měnilo a převáděli jsme naši obchodní nebo jinou činnost jako celek nebo i její část na jinou osobu, pak by součástí takového převodu byly i osobní údaje, které se této činnosti týkají. Stejně by to bylo i v případě, že bychom byli v souladu s právními předpisy nuceni takové změny udělat.
Mlčenlivost
Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení Vašich údajů.
5. Kdy můžeme údaje předat do zahraničí?
Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (především poskytovatelům IT technologií nebo dalším příjemcům uvedeným výše). Mimo EU a Evropský hospodářský prostor nebudou Vaše údaje předávány.
6. Jak s údaji pracujeme?
Zpracování provádíme manuálně i automaticky pomocí různých aplikací a softwaru, například v elektronických advokátních spisech.
7. Jak dlouho máme údaje u sebe?
Kromě toho, že Vaše osobní údaje zpracováváme během trvání našeho smluvního vztahu, kvůli plnění si našich právních povinností jsme zákonem nuceni uchovávat Vaše osobní údaje i po skončení naší spolupráce. Většinu Vašich osobních údajů ale uchováváme po dobu nejvýše 10 let (zákon o DPH). Pokud zákon stanoví kratší lhůtu archivace, dokumenty archivujeme za účelem ochrany a výkonu našich práv v případném soudním sporu, a to po dobu objektivní promlčecí lhůty podle občanského zákoníku od ukončení smluvního vztahu (10 let).
8. Jaká jsou Vaše práva?
Ve vztahu ke zpracování osobních údajů můžete využít následující práva:
| Právo na informace | Máte právo obdržet informace před zpracováním i během zpracování na Vaši žádost. Na žádost Vám sdělíme, zda Vaše osobní údaje zpracováváme, a dále, pokud o to požádáte, informace o účelech, kategoriích údajů, příjemcích (kategoriích), době uchování (kritériích), Vašich právech včetně možnosti se obrátit na dozorový úřad, zdrojích údajů (pokud nepocházejí od Vás), automatizovaném individuálním rozhodování a předávání do třetí země nebo mezinárodní organizace (vhodných zárukách). |
| Právo na přístup | Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o Vás zpracovávány. |
| Právo na opravu | Správce by měl zpracovávat přesné údaje, při zjištění nesprávnosti údajů máte právo na opravu. |
| Právo na výmaz („být zapomenut“) | Máte právo na vymazání svých údajů, ale jen tehdy pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který správce může použít (včetně ochrany svých oprávněných zájmů a práv). |
| Přenositelnost údajů | Máte právo obdržet zpracovávané údaje, které se zpracovávají na základě uzavření nebo plnění smlouvy a které jste sami poskytli nebo které přímo vyplývají z vaší činnosti, ve strojově čitelném formátu. Platí jen pro automatizovaně zpracovávané údaje. |
| Právo vznést námitku | Platí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví. |
| Právo na odvolání souhlasu | V případě zpracování založeného na Vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat, a to dopisem adresovaným na sídlo správce nebo e-mailem na adresu info@erudit.cz . |
| Právo na omezení zpracování | Máte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud - popíráte přesnost údajů, a to do doby, než správce přesnost ověří
- údaje nejsou potřeba pro účely zpracování, avšak požadujete jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
- jste vznesli námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad Vašimi oprávněnými zájmy
- zpracování údajů bylo protiprávní a požadujete namísto výmazu údajů jen omezení jejich zpracování.
|
| Automatizované individuální rozhodování | V případě, kdy dochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, které pro vás má podstatné důsledky (např. by vedlo k neuzavření smlouvy, k zamítnutí výplaty plnění, změně podmínek sjednané služby apod.) máte právo nechat takové rozhodnutí přezkoumat, vyjádřit se k němu a případně ho napadnout. |
| Právo obrátit se na dohled a soud | Můžete se obrátit na dohledový úřad (Úřad na ochranu osobních údajů – www.uoou.cz) nebo soud. |
Jak můžete svá práva uplatnit?
Svá práva můžete uplatnit kdykoliv písemnou žádostí, kterou pošlete na sídlo správce uvedené v hlavičce tohoto dokumentu nebo e-mailem na adresu info@erudit.cz. Taktéž, rádi odpovíme na jakékoliv Vaše otázky.
Tento dokument je účinný od 1. 9. 2018 a může být pravidelně aktualizován. Platné znění dokumentu naleznete vždy na stránkách advokátní kanceláře.