Informace o zpracování osobních údajů pro klienty a protistrany

Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje?

Jsme Erudit advokátní kancelář, s.r.o., a mezi naše hlavní priority patří poskytování prvotřídních právních služeb svým klientům. Při poskytování právních služeb zpracováváme Vaše osobní údaje, proto si Vás touto cestou dovolujeme informovat o podrobnostech jejich zpracování. Vašimi osobními údaji se pro účely těchto informací rozumí osobní údaje týkající se přímo Vás, ale i osobní údaje Vašich zaměstnanců nebo jiných osob v obdobném postavení, v případě, že jste právnickou osobou. Subjekt údajů není právnická osoba.

Chráníme veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládáme s nimi v souladu s účinnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy a osvědčenými standardy. Osobní údaje zpracováváme jako správce v rámci plnění úkolů, které vyplývají především ze zákona o advokacii.

1. Jaké jsou účely a právní základy pro zpracování Vašich osobních údajů?

Zpracování osobních údajů na základě smlouvy

Do této části patří zpracování, které souvisí s poskytováním našich služeb (uzavřením a plněním smlouvy). Jedná se zejména o zpracování Vašich údajů v rámci jednání předcházející uzavření smlouvy o poskytování právních služeb, nebo zpracování při plnění si našich povinností vyplývajících ze smlouvy o poskytování právních služeb.

Na základě tohoto právního základu zpracováváme Vaše osobní údaje a v případě, že je to nutné i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob. Bez zpracování těchto údajů Vám nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s Vámi smlouvu vůbec uzavřít a poskytnout naše služby.

Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů

Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana Vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob (např. archivace smluv po dobu trvání promlčecí doby“). Pod tento základ spadá zpracování údajů za účelem obhajoby a vymáhání našich práv ze smluv s Vámi nebo jiných obdobných práv.

Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme, a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.

Zpracování osobních údajů na základě právních povinností

Právní předpisy nám v některých případech ukládají povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje. Jedná se zejména o zpracování za účelem:

• uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.);
• plnění právních povinností v oblasti daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti;
• plnění povinností, které nám ukládá zákon č. 85/1996 Sb., zákon o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a stavovské předpisy vydávané Českou advokátní komorou;
• plnění povinností podle zákona č. 253/2008 Sb.,o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů

Na základě souhlasu v současnosti nezpracováváme žádné osobní údaje.

2. Jaké údaje zpracováváme?

Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k řádnému výkonu advokacie, tedy právnímu poradenství a přímo k Vašemu zastupování v soudních, správních a jiných řízeních u státních orgánů či v mimosoudní fázi sporu.

Nejčastěji budeme zpracovávat Vaše identifikační, popisné, kontaktní a transakční údaje (např. pro provedení plateb). Dále zpracováváme údaje získané v souvislosti s poskytováním právních služeb, které jsou pro tuto činnost nezbytné a další údaje, které nám sdělíte nebo které zjistíme v průběhu poskytování služeb včetně údajů, které v souvislosti s našimi závazky vytvoříme zpracováním údajů takto získaných.

V rámci přípravy směřující k uzavření smlouvy a poskytnutí bližších informací můžeme zpracovávat osobní údaje, především kontaktní e-mailovou adresu, které nám sdělíte vyplněním formuláře na whistleblowing landing page.

Kategorie zpracovávaných údajů:

• identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ);
• kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace);
• popisné a sociodemografické údaje (věk, pohlaví, rodinný stav, počet dětí, státní příslušnost, povolání, vzdělání, příjmy a výdaje apod.);
• údaje týkající se služeb a produktů (např. druh, počet a využívání sjednaných produktů);
• údaje o zdravotním stavu nebo jiné citlivé údaje (údaje zvláštní kategorie), jejichž zpracování je nutné k uplatňování Vašeho nároku;
• údaje týkající se naší komunikace včetně telefonické komunikace a využití webových stránek;
• transakční údaje (veškeré platby, výplaty plnění, včetně příslušných platebních informací).

3. Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme:

• přímo od Vás při uzavření a plnění smlouvy, zadáním do formuláře whistleblowing landing page;
• z vlastní činnosti (zejm. informace získané z poskytování právních služeb);
• od jiných osob, např. od protistran, soudů či jiných státních orgánů;
• z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí).

4. Komu můžeme údaje předat?

Podle zákona o advokacii jsme zavázány přísnou povinností mlčenlivosti. Osobní údaje mohou být přesto zpracovávány dalšími osobami. Ke zpracování Vašich osobních údajů používáme internetovou spisovnu od provozovatele SingleCase a Evolio, které splňují všechny potřebné a současně dostupné prostředky zabezpečení.

Dalším osobám můžeme předávat Vaše údaje při plnění našich právních povinností, na základě Vašich pokynů, v případech, z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů nebo oprávněných zájmů třetích osob např. soudům při uplatňování Vašich nároků, znalcům, spolupracujícím advokátům či protistranám v rámci mimosoudního jednání.

Mezi další příjemce Vašich údajů můžou patřit poskytovatelé poštovních služeb, a to jak klasických, tak elektronických.

V případě, že by se u nás něco měnilo a převáděli jsme naši obchodní nebo jinou činnost jako celek nebo i její část na jinou osobu, byly by součástí takového převodu i osobní údaje, které se této činnosti týkají. Stejně by to bylo i v případě, že bychom byli v souladu s právními předpisy nuceni takové změny udělat.

Mlčenlivost

Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení Vašich údajů.

5. Kdy můžeme předat údaje do zahraničí?

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (především poskytovatelům IT technologií nebo dalším příjemcům uvedeným výše). Mimo EU a Evropský hospodářský prostor nebudou Vaše údaje předávány.

6. Jak s údaji pracujeme?

Zpracování provádíme manuálně i automaticky pomocí různých aplikací a softwaru, například v elektronických advokátních spisech.

7. Jak dlouho máme údaje u sebe?

Doba uchování a archivace osobních údajů se odvíjí od několika faktorů, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Nejčastěji se osobní údaje zpracovávají po dobu trvání a plnění smluvních nebo i mimosmluvních závazků. Po skončení poskytování právních služeb se osobní údaje dále zpracovávají za účelem archivačních povinností stanovených stavovskými předpisy, případně z důvodu ochrany našich nebo Vašich práv a zájmů (příp. zájmů třetích osob), a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Doba zpracování je určena zákonnými archivačními lhůtami, objektivními promlčecími lhůtami stanovenými zákonem (občanský zákoník) nebo smlouvou. Lhůty se mohou lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinni údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle obecně závazných právních předpisů (zejm. v oblasti účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle zvláštního zákona).

Naše činnost při uchovávaní dokumentů rovněž podléhá speciální regulaci, zejména:

• zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii;
• zákon č. 253/2008 Sb.,o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
• usnesení představenstva České advokátní komory č. 9/1999Věstníku ze dne 8. listopadu 1999, kterým se stanoví některé podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při poskytování právních služeb a o vedení evidence provedených konverzí.

Podle těchto předpisů jsme povinni uchovávat celý advokátní spis po dobu pěti let od ukončení poskytování právních služeb, příp. po dobu 10 let při poskytováním služeb spočívajících v advokátní úschově či při Vašem zastupování ve věcech, týkajících se nemovitostí, cenných papírů, obchodních podílů, vyřizování úvěrů, při zakládání obchodní společnosti a inkasa plateb, a to od posledního jednání s klientem.

8. Jaká jsou Vaše práva?

Ve vztahu ke zpracování osobních údajů můžete využít následující práva:

9. Jak můžete svá práva uplatnit?

Svá práva můžete uplatnit kdykoliv písemnou žádostí, kterou zašlete na adresu našeho sídla nebo na info@erudit.cz. Naše advokátní kancelář si vyhrazuje právo přiměřeně ověřit totožnost subjektu údajů, který výše uvedená práva uplatní. Taktéž, rádi odpovíme na jakékoliv Vaše otázky.

Tento dokument je účinný od 25. 5. 2018 a může být pravidelně aktualizován. Platné znění dokumentu naleznete vždy na stránkách advokátní kanceláře.