Whistleblowing - vnitřní oznamovací systém

Zavedení vnitřního oznamovacího systému

Erudit advokátní kancelář, s.r.o., v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen "zákon o ochraně oznamovatelů"), a zákonem č. č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen "AMLZ"), zavedla vnitřní oznamovací systém k přijímání a prošetřování oznámení protiprávního jednání. Rovněž byla určena příslušná osoba k provádění těchto úkonů (dále jen „příslušná osoba“).

Kdo může podat oznámení?

Oznámení může podat fyzická osoba, která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činnosti dozvěděla o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Eruditu, a které:

1. má znaky trestného činu;
2. má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč;
3. porušuje zákon o ochraně oznamovatelů;
4. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti
   1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
   2. daně z příjmů právnických osob,
   3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
   4. ochrany spotřebitele,
   5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
   6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
   7. ochrany životního prostředí,
   8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
   9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
   10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
   11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
   12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
   13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
   14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Co se myslí prací nebo jinou obdobnou činností?

Jde o

• závislou práci vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu,
• samostatnou výdělečnou činnost,
• výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
• výkon funkce člena orgánu právnické osoby,
• plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
• dobrovolnickou činnost,
• odbornou praxi, stáž,
• výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

Prací nebo jinou obdobnou činností se rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.

Komu podat oznámení?

Oznamovatel může oznámení podat prostřednictvím

• vnitřního oznamovacího systému, tj. příslušné osobě (postup je uveden níže);
• externího oznamovacího kanálu,
  • kterým je v případě oznámení porušení povinností podle AMLZ výlučně systém pro přijímání oznámení zřízený Českou advokátní komorou,
  • kterým je v případě oznámení jiných typů protiprávních jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů systém pro přijímání oznámení zřízený Ministerstvem spravedlnosti.

K dosažení nejrychlejšího a nejefektivnějšího řešení oznámení doporučujeme použít vnitřní oznamovací systém Eruditu.

Je oznamovatel chráněn?

Oznamovatelům je zajištěna ochrana v maximální možné míře. Oznamovatelé nesmí být nikterak sankcionováni, pokud daným způsobem oznámí skutečnosti, že se někdo dopustil protiprávního jednání.

V prvé řadě je oznamovatelům umožněno podat oznámení skrze vnitřní oznamovací systém svým jménem nebo zcela anonymně. S oznámením se seznamuje pouze příslušná osoba, která má povinnost mlčenlivosti a je odpovědná za ochranu totožnosti oznamovatele. Proti oznamovateli rovněž nesmí být přijato žádné odvetné opatření (ukončení pracovního poměru, odvolání z místa, uložení kárného opatření, snížení mzdy, zrušení licence…).

Ochrany se však nemůže domáhat oznamovatel, který podal vědomě nepravdivé oznámení.

Jak podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému?

Oznamovatelé mohou podat oznámení v rámci vnitřního oznamovacího systému následovně:

a) Písemně – prostřednictvím formuláře

Přístup k formuláři pro podání oznámení: ZDE

Přístup k následné komunikaci: ZDE

Postup podání oznámení:

Prostřednictvím elektronické oznamovací platformy lze učinit oznámení písemně, včetně případného přiložení příloh nebo ústně nahráním hlasové zprávy. Vstup do elektronické oznamovací platformy naleznete zde.

Po stisknutí tlačítka “ROZUMÍM” se zobrazí rozhraní pro vepsání písemné zprávy. Zprávu je možné doplnit o přílohy stisknutím ikony kancelářské sponky.

Po odeslání oznámení je oznamovateli vygenerováno ID oznámení (tzv. kód oznámení), jehož prostřednictvím se může k podanému podnětu přihlásit na adrese zde.

Po zadání ID oznámení vidí oznamovatel historii oznámení, lhůtu a veškeré informace, které mu zasílá příslušná osoba, se kterou má možnost dále komunikovat až do ukončení posouzení oznámení, a to i v případě, že zvolí anonymní způsob komunikace.

~

unikátní kód organizace = kód identifikující povinnou osobu, lze podle něj přiřadit oznámení ke konkrétní povinné osobě

kód oznámení = kód vygenerovaný oznamovateli po podání oznámení, slouží oznamovateli pro přihlášení k jeho oznámení a následné komunikaci s příslušnou osobou

b) Písemně – prostřednictvím e-mailu

E-mail pro podání anonymního oznámení: 409294474@whispero.eu

Postup podání oznámení:

Oznámení je možné poslat e-mailem na shora uvedenou e-mailovou adresu.

V případě zaslání oznámení na 409294474@whispero.eu je podání anonymní a příslušná osoba nevidí e-mailovou adresu oznamovatele. Oznámení se automaticky propíše do systému k povinné osobě. Po zaslání oznámení přijde oznamovateli e-mail s odkazem a unikátním kódem pro následnou komunikaci (tzv. kód oznámení) s příslušnou osobou formou chatu. V případě, že si bude oznamovatel přát s příslušnou osobou dále komunikovat, je mu k dispozici chat, ke kterému se dostane prokliknutím na odkaz zde , kde se mu po zadání kódu oznámení zobrazí chatovací okno s příslušnou osobou.

~

unikátní kód organizace = kód identifikující povinnou osobu, lze podle něj přiřadit oznámení ke konkrétní povinné osobě

kód oznámení = kód vygenerovaný oznamovateli po podání oznámení, slouží oznamovateli pro přihlášení k jeho oznámení a následné komunikaci s příslušnou osobou

c) Telefonicky

Telefonní linka: +420 239 050 505

Unikátní kód organizace: 409294474

Přístup k následné komunikaci: ZDE

Postup podání oznámení:

Oznamovatel vytočí telefonní linku, kde se spustí hlasový automat, který jej vyzve k zadání unikátního kódu organizace. Poté bude vyzván k nahrání oznámení, tj. hlasové zprávy. Po nahrání oznámení potvrdí ukončení nahrávání stisknutím tlačítka „#“. Z technických důvodů je limit pro telefonické oznámení 15 minut.

Po ukončení telefonátu přijde oznamovateli sms s unikátním kódem pro následnou komunikaci (tzv. kód oznámení) s příslušnou osobou formou chatu.

V případě, že si bude oznamovatel přát s příslušnou osobou dále komunikovat, je mu k dispozici chat, ke kterému se dostane prokliknutím na odkaz zde , kde se mu po zadání kódu oznámení zobrazí chatovací okno s příslušnou osobou.

Telefonní linka je oznamovatelům dostupná 24 hodin denně 7 dní v týdnu.

~

unikátní kód organizace = kód identifikující povinnou osobu, lze podle něj přiřadit oznámení ke konkrétní povinné osobě

kód oznámení = kód vygenerovaný oznamovateli po podání oznámení, slouží oznamovateli pro přihlášení k jeho oznámení a následné komunikaci s příslušnou osobou

d) Písemně – poštou

Postup podání oznámení:

Písemné oznámení oznamovatel zašle na adresu našeho sídla, a to přímo k rukám příslušné osoby, tj. Mgr. Evy Matějkové.

V zájmu zachování důvěry žádáme oznamovatele, aby zásilku adresovali přímo příslušné osobě, a to tak, že adresát zásilky bude uveden následovně:

Při podání oznámení je zapotřebí, aby oznamovatel v dopise označil Erudit advokátní kancelář, s.r.o., jako povinnou osobu nebo uvedl unikátní kód organizace: 409294474.

e) Osobně

Postup podání oznámení:

Oznamovatel může oznámení rovněž podat příslušné osobě osobně, a to po předchozí domluvě s příslušnou osobou.